Service du greffe et des affaires juridiques

Le Service du greffe et des affaires juridiques est responsable du secrétariat du conseil municipal, de la gestion des affaires juridiques ainsi que de celle des archives de la Ville.

Plus particulièrement, ce service :

• procède à la préparation des séances du conseil municipal, à leur tenue ainsi qu’à la rédaction des procès-verbaux et à leur suivi auprès des personnes concernées;
• rédige et diffuse tous les avis publics prescrits par la loi;
• rédige et encadre toutes les étapes menant à l’adoption des règlements municipaux et à leur mise en vigueur;
• assure le classement, la conservation et la destruction des documents et des archives, conformément au plan de classification et calendrier de conservation de la Ville;
• rédige différents appels d’offres, reçoit les soumissions publiques et procède à leur ouverture;
• assure le traitement des demandes d’accès à l’information;
• effectue le suivi des réclamations adressées par et à la Ville et assure, par le fait même, la gestion du dossier des assurances de dommages de la municipalité;
• en période électorale, procède à l’organisation des élections municipales.

Toute personne peut s’adresser au Service du greffe et des affaires juridiques pour tout renseignement concernant :

• les séances du conseil municipal;
• les avis publics;
• la réglementation;
• la consultation d’un document de la ville ou l’obtention d’une copie ;
• la procédure de réclamation ;
• les élections municipales ;
• l’obtention de certificats de vie, de résidence, d’hébergement, pour prêter serment ou faire une déclaration solennelle.

Toute personne qui désire faire une demande d’accès à un document de la Ville doit le faire préférablement par écrit. Le demandeur doit donner des indications suffisantes pour permettre au responsable de l’accès de retrouver le document demandé. Seule une demande écrite donne droit à la révision auprès de la Commission d’accès à l’information. La demande doit être adressée à Me Stéphanie Dulude, responsable de  l’application de la Loi sur l’accès aux documents. Il est possible de faire votre demande via MonPhilcitoyen.quebec.

Me Stéphanie Dulude, greffière adjointe au Service du greffe et des affaires juridiques
Téléphone : 450-659-7701 poste 241
Télécopieur : 450-659-7702

sdulude@ville.saintphilippe.quebec

Des frais sont associés aux différents certificats, copies certifiées conformes, assermentations effectuées par le greffier :

• certificat de vie: 5 $;
• copie certifiée conforme de document: 5 $;
• tout type d’assermentation : 5 $ avec votre document (ex. : autorisation pour un voyage à l’étranger, certificat d’hébergement, affirmations solennelles, etc.).

La prise d’un rendez-vous au préalable est recommandée.

Veuillez également prendre note que lors de votre rendez-vous, vous devrez présenter une pièce d’identité valide, avec photo.

Renseignements
Service du greffe et des affaires juridiques
Téléphone: 450 659-7701, poste 228
greffe@ville.saintphilippe.quebec

Note d’information aux citoyens relative aux réclamations.

La présente note vise à informer sommairement les citoyens sur la façon de transmettre une réclamation à la Ville, si tel est leur désir.

Ce document ne se veut en aucune façon une admission d’une quelconque responsabilité par la Ville à l’égard de l’incident. De plus, les dispositions de la Loi ont préséance sur le contenu du présent document. En cas de doute, il est recommandé de consulter un avocat.

AVIS DE RÉCLAMATION

La Loi sur les cités et villes (L.C.V.) prévoit que la personne qui se propose de réclamer de la Ville des dommages-intérêts doit donner un avis écrit au greffier de la Ville de son intention d’intenter une poursuite, et ce, dans les quinze (15) jours de l’incident.

Cet avis doit indiquer le nom et l’adresse du réclamant et les détails de sa réclamation.  Ledit avis doit être transmis au Service du Greffe et des affaires juridiques, par courriel, à l’adresse:   greffe@ville.saintphilippe.quebec

Un formulaire d’avis de réclamation est disponible à l’Hôtel de Ville et via MonPhilcitoyen.quebec. Ce formulaire a pour seul but d’aider les citoyens à donner leur avis. Il ne signifie pas que la Ville se considère responsable des dommages réclamés.

Une réclamation qui n’aura pas fait l’objet de l’avis plus haut mentionné ne sera pas prise en considération par la Ville.

SUIVI DONNÉ À UNE RÉCLAMATION

Le réclamant recevra un accusé réception de sa réclamation.

Un représentant de la Ville ou de son assureur pourra aller visiter les lieux ou les biens endommagés afin de faire les constatations usuelles. D’ici là, le réclamant ne doit pas modifier l’état actuel des lieux ou des biens endommagés, sauf les mesures nécessaires à leur protection.

Le réclamant doit faire parvenir à la Ville une copie de l’évaluation de ses dommages dès qu’elle est disponible.

Après enquête, la Ville ou son représentant informera le réclamant de la position que la Ville entend adopter à l’égard de sa réclamation.

POURSUITE

Qu’il ait reçu ou non une réponse officielle, un réclamant qui désire intenter une action en dommages contre la Ville, doit le faire à l’intérieur d’un délai de six (6) mois suivant le jour de l’incident, ou encore le jour où le droit d’action a pris naissance. Si les dommages sont corporels, le délai de six (6) mois est porté à trois (3) ans.

AUTRES INFORMATIONS

Il est à noter qu’aucun employé n’est autorisé à engager la responsabilité ou les fonds de la Ville à l’égard de quelque incident que ce soit.

La Ville suggère aux réclamants de transmettre leur réclamation à leur propre assureur, s’ils sont couverts.

La Ville de Saint-Philippe s’est dotée d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publiques ou de l’attribution d’un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publiques. Cette procédure entre en vigueur le 25 mai 2019.

Pour plus de détails, vous pouvez consulter la procédure (PDF 348 ko)

Pour formuler une plainte, consulter le site de l’Autorité des marchés publics (lien vers un autre site).

La Ville de Saint-Philippe a adopté un règlement sur la gestion contractuelle. Ce règlement est entré en vigueur le 21 février 2018.
Pour plus de détails, vous pouvez consulter le règlement numéro 423 sur la gestion contractuelle (PDF)

Rapport 2018 sur la gestion contractuelle (PDF)

Rapport 2019 sur la gestion contractuelle (PDF)

Rapport 2020 sur la gestion contractuelle (PDF)

Rapport 2021 sur la gestion contractuelle (PDF)

Rapport 2022 sur la gestion contractuelle (PDF)

Suite à l’élection générale du 7 novembre 2021, le conseil municipal a adopté un nouveau code d’éthique et de déontologie des élus municipaux.

Pour plus de détails, vous pouvez consulter le règlement numéro 447 concernant le code d’éthique et de déontologie des élus de la Ville de Saint-Philippe. (PDF)

Ce comité a pour rôle de recevoir les requêtes de citoyens, de les analyser puis d’émettre des recommandations au conseil municipal de la Ville en vue, ultimement, d’améliorer la circulation et la sécurité routière du réseau routier de la ville, et ce, pour l’ensemble des usagers, qu’ils soient piétons, cyclistes et/ou automobilistes.

Le comité a un pouvoir de recommandation alors que le conseil municipal détient un pouvoir décisionnel.

Le comité peut traiter toutes demandes qui concernent les sujets suivants :
• mesures de modération de la vitesse;
• ajout, modification et/ou enlèvement de la signalisation routière;
• stationnement;
• piste cyclable;
• passages piétonniers.

IMPORTANT : La montée Monette (à partir d’Édouard-VII vers Saint-Mathieu) ne fait pas partie de la juridiction de la Ville puisqu’elle relève exclusivement du ministère des Transports du Québec. Toute demande relative à cette route doit donc être adressée directement à ce ministère.

Membres du comité
Madame Gabrielle Garand, membre du conseil
Monsieur Vincent Lanteigne, membre du conseil
Un membre du Service des travaux publics
Un représentant de la Régie intermunicipale de police Roussillon
Le Service du greffe et des affaires juridiques agit à titre de secrétaire du comité de circulation

Toute requête adressée au comité doit être faite par écrit en remplissant le formulaire disponible via MonPhilcitoyen.quebec.

Informations
Service du greffe et des affaires juridiques
175, chemin Sanguinet, bureau 201
Saint-Philippe (Québec) J0L 2K0

circulation@ville.saintphilippe.quebec